Notas de débito e crédito na reforma tributária e as inovações do Ajuste SINIEF 49/2025

A implementação do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), instituídos pela Lei Complementar nº 214/2025, inaugura um novo paradigma na apuração dos tributos sobre o consumo no Brasil. Nesse modelo, consolida-se o conceito de apuração assistida, em que débitos e créditos deixam de ser apurados exclusivamente por registros internos do contribuinte e passam a depender diretamente dos documentos fiscais transmitidos ao ambiente do Comitê Gestor, tornando imprescindível que qualquer ajuste econômico seja formalizado por meio documental adequado.

Nesse contexto, surgem as Notas Fiscais de Débito e de Crédito, instrumentos criados para garantir a materialidade e a rastreabilidade dos ajustes que impactam a apuração do IBS e da CBS. Diferentemente da lógica anterior do ICMS — em que ajustes podiam ser feitos por simples escrituração — o novo sistema exige que aumentos de débito, estornos de crédito, reduções de valores e correções diversas estejam documentados de forma individualizada, conferindo maior integridade, transparência e controle às informações utilizadas pelo fisco. Assim, as Notas de Débito e Crédito assumem papel estruturante na operacionalização da não cumulatividade.

Para disciplinar operacionalmente esse novo regime, o Ajuste SINIEF nº 49/2025, publicado em 9 de dezembro de 2025, estabeleceu regras específicas para a emissão desses documentos fiscais e definiu as hipóteses em que devem ser utilizados. O Ajuste introduz no modelo da NF-e (modelo 55) as finalidades “5 – Nota de Crédito” e “6 – Nota de Débito”, padronizando cenários que antes não possuíam regulamentação clara e que, muitas vezes, eram solucionados de forma fragmentada pelos contribuintes.

Entre as principais inovações trazidas pelo Ajuste, destacam‑se quatro situações que passam a exigir emissão de Nota de Débito ou Crédito:

1. Venda para entrega futura com pagamento antecipado, documentada mediante Nota de Débito tipo 06, com CFOP 5.922 ou 6.922 e sem destaque de ICMS;

2. Perdas de estoque decorrentes de furto, extravio, deterioração ou perecimento, mediante Nota de Débito tipo 07, com justificativa obrigatória no campo próprio;

3. Redução de valores ou quantidades quando não for possível cancelar a NF-e original, por meio de Nota de Crédito tipo 04;

4. Retorno de mercadorias por recusa ou não localização do destinatário, formalizado via Nota de Crédito tipo 03, acompanhado dos eventos eletrônicos específicos (“operação não realizada” e “insucesso na entrega”).

Embora concebidas primordialmente para o IBS e a CBS, essas notas também produzem reflexos no ICMS, pois todos os tributos compartilham o mesmo documento fiscal. Assim, ainda que não haja destaque do ICMS nas operações de ajuste, o contribuinte permanece obrigado a observar as regras de escrituração e conformidade estadual, garantindo que a emissão ocorra dentro dos padrões exigidos pelos fiscos estaduais.

Importante notar que parte dos efeitos do Ajuste SINIEF 49/2025 somente passa a vigorar a partir de 4 de maio de 2026, havendo ainda pontos que dependem de regulamentação complementar pelas Secretarias de Fazenda e pelo Comitê Gestor.

A partir deste ponto, aprofundaremos a discussão sobre as Notas de Débito e de Crédito introduzidas pelo Ajuste SINIEF 49/2025, com ênfase em suas hipóteses de utilização e efeitos fiscais.

Pagamento antecipado e a possível perda de utilidade da nota de simples faturamento

Com as alterações introduzidas pelo Ajuste SINIEF 49/2025, observa-se um movimento no sentido de reduzir a utilidade da Nota Fiscal de simples faturamento nas operações que envolvem pagamento antecipado. Isso porque o Ajuste passou a prever um documento específico — a Nota Fiscal de Débito – Pagamento Antecipado — destinado a registrar, de maneira formal e individualizada, os valores recebidos antes da entrega da mercadoria.

Nesse novo arranjo, a regularização do pagamento antecipado ocorre por meio da nota de débito, enquanto a documentação da venda propriamente dita permanece vinculada ao momento da saída da mercadoria, mediante emissão da NF-e correspondente à operação definitiva.

Apesar dessa mudança estrutural, ainda não houve atualização expressa nos regulamentos estaduais que dispense formalmente a emissão da nota de simples faturamento nesses casos. Assim, a interpretação de que esse documento tende a perder sua função decorre do próprio desenho normativo trazido pelo Ajuste SINIEF 49/2025, e não de uma regra explícita que determine sua obrigatoriedade ou dispensa.

Dessa forma, embora o novo modelo indique uma racionalização do uso desses documentos, o tema ainda depende de harmonização pelas legislações estaduais, motivo pelo qual as empresas devem acompanhar as futuras regulamentações para consolidar o procedimento adequado.

Registro de perdas no estoque

Atualmente, o registro de perdas de estoque para fins de ICMS em estados como São Paulo e Rio de Janeiro exige dois procedimentos principais: a emissão de nota fiscal de baixa, sem destaque de imposto, e o estorno obrigatório do crédito de ICMS aproveitado na entrada da mercadoria, conforme previsto na Lei Complementar nº 87/1996 (Lei Kandir).

Com a entrada em vigor do Ajuste SINIEF 49/2025, passa a existir uma nota de débito específica destinada a formalizar as perdas de estoque no âmbito da sistemática do IBS/CBS, reforçando a necessidade de que esse tipo de ajuste seja documentado por meio de um instrumento fiscal próprio. Embora essa nota não substitua, por si só, o estorno do crédito de ICMS, ela altera a forma como o evento passa a ser registrado, integrando a operação ao novo modelo documental previsto para a Reforma Tributária.

Entretanto, até o momento não houve manifestação específica dos estados detalhando como o estorno do crédito de ICMS deverá ser operacionalizado na prática. Ainda não está claro se o procedimento será vinculado diretamente à nota de débito ou se continuará sendo realizado por meio de ajustes na escrituração fiscal digital da EFD (Sped Fiscal).

Diante dessa ausência de regulamentação complementar, o que se tem, por ora, é uma interpretação alinhada ao desenho normativo do Ajuste SINIEF 49/2025, mas que ainda depende de harmonização pelos fiscos estaduais para que o procedimento operacional seja consolidado.

Redução de valores ou quantidades após a emissão da nota fiscal

A nota fiscal de crédito do tipo “04 – Redução de Valores” deverá ser utilizada nas situações em que não seja mais possível realizar o cancelamento da nota fiscal eletrônica de saída e seja identificada a necessidade de reduzir o valor do IBS ou da CBS destacados.

Essa necessidade pode surgir, por exemplo, em casos de erro no destaque do imposto a maior ou quando ocorre entrega parcial da quantidade consignada no documento fiscal original.

Um exemplo típico ocorre quando, após a emissão da NF-e e o envio da mercadoria, a empresa adquirente solicita a redução do valor da operação em razão de divergência na quantidade entregue ou em decorrência de renegociação comercial. Nessas situações, a mercadoria já foi entregue, mas o valor originalmente registrado na operação deixa de refletir a realidade da transação.

Diante disso, torna-se necessário ajustar a apuração tributária para refletir o valor efetivamente praticado. Para esse fim, a empresa deverá emitir uma nota fiscal de crédito destinada a registrar a redução do valor da operação e, consequentemente, do imposto devido.

No âmbito do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), estão em andamento discussões com o objetivo de harmonizar os procedimentos relacionados ao ICMS, permitindo que solução semelhante seja aplicada também aos ajustes de destaque do imposto estadual. Até que ocorra eventual atualização da legislação do ICMS, a orientação é que os contribuintes continuem observando as regras previstas nas normas específicas de cada estado.

Tratamento fiscal nas hipóteses de recusa ou não localização do destinatário

Nos termos do artigo 10 da Lei Complementar nº 214/2025, o fato gerador do IBS e da CBS ocorre no momento do fornecimento, caracterizado pela entrega ou disponibilização do bem material. Assim, quando a entrega não se concretiza em razão da recusa do destinatário ou de sua não localização, não ocorre o fato gerador desses tributos, motivo pelo qual eles não serão devidos.

Contudo, a legislação do ICMS adota como fato gerador a circulação da mercadoria. Dessa forma, ainda que a entrega não se concretize, a nota fiscal original não poderá ser cancelada, uma vez que houve o efetivo transporte da mercadoria.

Nessas hipóteses, o remetente deverá emitir uma nota fiscal de crédito para registrar a operação de retorno por recusa ou não localização. Essa nota deverá conter destaque de ICMS quando aplicável, com a finalidade de permitir o estorno do imposto debitado na operação original que não se concretizou. Em razão desse procedimento, não será necessária a emissão de nota fiscal de entrada para realizar o estorno do ICMS.

A Nota Técnica 2025.002 versão 1.34 estabelece que as notas de débito e crédito, em regra, não serão utilizadas para ajustes relativos ao ICMS e ao IPI, salvo se houver regulamentação específica. No caso das notas de crédito por recusa ou não localização, essa regulamentação foi introduzida pelo Ajuste SINIEF 49/2025, razão pela qual o destaque do ICMS deve ser realizado quando aplicável.

Em relação ao estorno de IPI, PIS e COFINS, até o momento não houve regulamentação específica sobre o tema.

Considerações finais

As alterações introduzidas pelo Ajuste SINIEF 49/2025 representam um avanço na padronização dos registros fiscais relacionados a ajustes de débitos e créditos no novo modelo tributário. No entanto, diversos aspectos operacionais ainda dependem de regulamentação complementar, especialmente no que se refere à integração com a legislação do ICMS e aos procedimentos específicos a serem adotados pelos contribuintes.

Diante desse cenário, recomenda-se que as empresas acompanhem atentamente as publicações das Secretarias de Fazenda estaduais, bem como eventuais orientações da Receita Federal e do CONFAZ, a fim de garantir a adequada conformidade de seus processos fiscais com as novas regras.

Texto redigido e publicado por Giovanna Diniz e Julia Villares